特許庁行政文書管理規程

特許庁行政文書管理規程

平成１３年１月６日
20010106特許19
改正　平成１３年４月１日
20010323特許 1
特　　許　　庁

特許庁行政文書管理規程を次のように制定する。

第１章　総則　　第１節　通則
（目的）
第１条		この規程は、特許庁における行政文書の適正な管理を行うために必要な事項を定め、もって特許庁の事務能率の向上に資するとともに、特許庁の任務を達成するための諸活動を国民に説明する責務が全うされるようにし、国民の的確な理解と批判の下にある公正で民主的な行政の推進に資することを目的とする。

（意義）
第２条		行政文書の管理は、特許庁の保有する情報の一層の公開を図り、もって国民にその諸活動を説明する責務を全うするための前提となる業務であるとともに、特許庁における意思決定の一層の合理化及び明確化、事務及び事業に関する情報共有の促進、業務環境の改善等に寄与し、よってその事務及び事業を適正かつ能率的に遂行していくための基盤となる業務である。

（適用の範囲）
第３条		特許庁における行政文書の管理については、特許、実用新案登録、意匠登録、及び商標登録又は防護標章登録に関する書類、並びに特許原簿、実用新案原簿、意匠原簿及び商標原簿のうち磁気テープをもって調製した部分、特許庁の使用に係る電子計算機に備えられたファイル、並びに別に定めるところによる場合を除き、この規程の定めるところによる。

（定義）
第４条		この規程における用語の定義は、次のとおりとする。
	(1)　「行政文書」とは、特許庁の職員が職務上作成し、又は取得した文書等（文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）をいう。以下同じ。）であって、特許庁の職員が組織的に用いるものとして、特許庁が保有しているものをいう。ただし、官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
	(2)　「行政文書ファイル」とは、能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接な関連を有する行政文書（保存期間が１年以上のものであって、当該保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）の集合物をいう。
	(3)　「行政文書ファイル管理簿」とは、行政文書ファイル及び行政文書（単独で管理することが適当なものであって、保存期間が１年以上のものに限る。）の管理を適切に行うため、次に掲げる事項を記載した帳簿をいう。
		①　文書分類 ②　行政文書ファイル名　　 ③　作成者　　 ④　作成又は取得時期、保存期間及び保存期間満了時期　　 ⑤　媒体の種別　　 ⑥　保存場所　　 ⑦　管理担当の課・係 ⑧　保存期間満了時の措置結果　　 ⑨　備考　　 ⑩　その他行政文書ファイルの管理の便宜に資する事項
	(4)　「行政文書分類基準」とは、行政文書の適切な保存のため、特許庁の事務及び事業の性質、内容等に応じた系統的な行政文書の分類の基準であって、大分類、中分類及び小分類の３段階のツリー構造をしたものをいい、「行政文書分類基準表」とは、行政文書ファイルの適切な分類及び保存のため、行政文書分類基準の小分類の下に行政文書ファイルを類型化した標準行政文書ファイルの名称その他必要な事項を記載した体系のものをいう。
	(5)　「課等」とは、経済産業省組織規則（平成１３年経済産業省令第１号）に定める課及び特許情報利用推進室、並びに経済産業省組織令（平成１２年政令第２５４号）に定める施設等機関の工業所有権研修所、並びに特許庁事務分掌規程（20010106特許２）に定める室であってこれらに準ずるものとして総括文書管理者が定めるものをいう。
	(6)　「秘密文書」とは、事案の内容の漏えいを特に防止する必要（以下「秘密保全の必要」という。）のある行政文書をいう。

第２節　行政文書の管理体制（総括文書管理者等）
第５条		特許庁に、総括文書管理者１人、副総括文書管理者１人を置く。
２	各課等に、文書管理者１人を置く。
３	総括文書管理者は、総務部長を、副総括文書管理者は、秘書課長をもって充てる。
４	文書管理者は、各課等の長をもって充て、あらかじめ、当該課等に属する職員のうちから、文書管理担当者を指名することができる。

（総括文書管理者等の任務）
第６条		総括文書管理者は、行政文書の管理に関する規程類、行政文書分類基準表及び行政文書　ファイル管理簿の整備、行政文書の管理に関する事務の指導及び監督、行政文書の管理に関する研修等の実施その他特許庁の行政文書の管理に関する事務並びに文書管理者の行う事務を総括する事務を処理し、並びに特許庁における行政文書の管理に関する事務を総括する。
２	副総括文書管理者は、総括文書管理者の命を受けて、当該総括文書管理者を補佐する。
３	文書管理者は、その課等で保有する行政文書について、その課等としての行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿の作成、保存期間の延長、国立公文書館法（平成１１年法律第７９号）に定める国立公文書館（これに準じるものを含む。以下「国立公文書館等」という。）への移管又は廃棄の各措置の実施その他その管理に関する事務を処理する。
４	文書管理担当者は、文書管理者の命を受けて、当該文書管理者を補佐する。

（文書等の管理の原則）
第７条		特許庁の職員は、職務上作成し、又は取得した文書等を適切に管理しなければならない。
２	文書管理者は、当該課等における行政文書の管理の徹底に努めなければならない。

（行政文書の管理状況の監査）
第８条		文書管理者は、必要に応じて、その課等で保有する行政文書について、その管理状況の点検を行わなければならない。
２	文書管理者は、前項の点検をした場合には、遅滞なく、その結果を副総括文書管理者を経由して、総括文書管理者に報告しなければならない。
３	総括文書管理者は、必要があると認めるときは、副総括文書管理者に対し、文書管理者の行政文書の管理状況について実地検査その他必要な監査を行うことを命じることができる。この場合において、副総括文書管理者は、速やかに、実地検査その他必要な監査を実施し、遅滞なく、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
４	総括文書管理者は、緊急の場合には、前項の規定にかかわらず、文書管理者の行政文書の管理状況について実地検査その他必要な監査を直接行うことができる。

第２章　行政文書の作成等（行政文書の作成の原則）
第９条		特許庁の職員は、特許庁の意思決定に当たっては行政文書を作成して行うこと並びにその実施した事務及び事業の実績について行政文書を作成することを原則とし、次に掲げる場合についてはこの限りでないこととする。
	(1)　当該意思決定と同時に行政文書を作成することが困難である場合
	(2)　処理に係る事案が軽微なものである場合
２	前項第１号の場合であって当該意思決定が既になされたときは、当該意思決定に係る者は、事後的に当該意思決定について行政文書を作成することとする。

（行政文書の記載の原則）
第１０条		行政文書を作成するときは、なるべく、電磁的記録の作成により、これを行うものとする。
２	行政文書は、分かりやすい用字用語で、平易、的確かつ簡潔に記載するものとする。特に、職務の遂行上必要な内容を適切に記載するよう努めなければならない。

（行政文書の作成又は取得）
第１１条		特許庁の職員は、行政文書として、文書等を職務上作成し、又は取得しようとするときは、第１３条第１項において定める行政文書としての表示を適切に付さなければならない。
２	特許庁の職員は、行政文書以外のものとして、文書等を作成し、又は取得しようとするときは、組織名や役職名を付すなど行政文書としての表示及びこれに類似の表示を付してはならない。

（行政文書等の取得の特例）
第１２条		郵送その他の方法により特許庁に到達した文書等であって総括文書管理者が定めるものを行政文書として取得しようとするときは、認証その他の別に総括文書管理者が定める手続によるものとする。

（行政文書としての表示）
第１３条		行政文書としての表示は、１件ごとに、当該文書等を作成し、又は取得した者の氏名及びその職務に係る職名その他の行政文書であることを適切に示す上で必要と認められる事項を、当該文書等に記載するものとする。ただし、処理に係る事案が軽微である場合、緊急を要する場合その他特段の事情がある場合は、この限りでない。
２	文書管理者は、その課等に属する職員に対し、その職務上作成し、又は取得した文書等について、次に掲げることを行うことができる。
	(1)　行政文書としての表示を付すべき文書等について、その表示を付すことを命じること。
	(2)　行政文書としての表示が適切でない場合に、適切な表示を指示し、修正を命じること。

第３章　行政文書の分類及び保存　　第１節　行政文書の分類（行政文書の分類基準の整備）
第１４条		文書管理者は、その課等で保有する行政文書の適切な保存のため、当該課等の事務及び事業の性質、内容等に応じて、行政文書分類基準を作成しなければならない。
２	文書管理者は、前項の規定により行政文書分類基準を定めたときは、当該行政文書分類基準を基に行政文書分類基準表を定めるものとする。
３	文書管理者は、行政文書分類基準を毎年見直すものとし、必要と認めたときは、その改定をしなければならない。
４	文書管理者は、前項の規定により行政文書分類基準を改定したときは、行政文書分類基準表を改定するものとする。
５	総括文書管理者は、特許庁の事務及び事業の変更その他特段の事情により、行政文書分類基準及び行政文書分類基準表の改定が必要であると認めるときは、関係する課等の文書管理者に、それらの改定を命じることができる。
６	総括文書管理者は、各課等の行政文書分類基準及び行政文書分類基準表を取りまとめ、特許庁全体の行政文書分類基準及び行政文書分類基準表を適切に整備しなければならない。
７	総括文書管理者は、前項の行政文書分類基準及び行政文書分類基準表をこの規程と別に定めるものとする。
８	総括文書管理者は、副総括文書管理者をもって、前項の行政文書分類基準及び行政文書分類基準表の取りまとめその他行政文書の分類基準の整備に必要な事務を行わせることができるものとする。

第２節　行政文書の保存（行政文書の保存期間及び保存期間満了時期）
第１５条		行政文書について、特許庁の事務及び事業の性質、内容等に応じて別表に定める基準に従い、次に掲げる期間のうちいずれか一の期間をもってその保存すべき期間（以下「保存期間」という。）とし、及びその保存期間が満了する時期（以下「保存期間満了時期」という。）を決めなければならない。ただし、法令の規定により保存すべき期間又は有効である期間が定められている行政文書については、当該法令で定める保存すべき期間又は有効である期間を保存期間とする。 (1)　３０年 (2)　１０年　 (3)　５年　 (4)　３年 (5)　１年　 (6)　１年未満
２	行政文書については、特段の事情がある場合は、前項各号に掲げる期間を超えてこれと異なる期間を保存期間とすることができる。
３	文書管理者は、その課等で保有する行政文書について、その保存期間及び保存期間満了時期が適切に決められるよう努めなければならない。

（保存期間の特例）
第１６条		次に掲げる行政文書については、その保存期間満了時期後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間その保存期間を延長するものとする。この場合において、一の区分に該当する行政文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存するものとする。
	(1)現に監査、検査等の対象となっているもの　当該監査、検査等が終了するまでの間
	(2)現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの　当該訴訟が終結するまでの間
	(3)現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされているもの　当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間
	(4)行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成１１年法律第４２号。以下この号において「法」という。）第３条の規定による開示の請求があったもの　法第９条各項の決定の日の翌日から起算して１年間

第１７条		行政文書は、その保存期間満了時期までの間適切に保存されなければならない。
２	行政文書を適切に保存するために必要があると認められるときは、原本に代えてその写し（内容的に同一のものを含む。）を正本として保存することができる。
３	原本又は正本として保存しなければならない行政文書（以下「原本等」という。）以外の行政文書については、その利用、保存等の実態に応じ、第１５条第１項各号に掲げる期間のうち原本等の保存期間より短い一の期間を保存期間とすることができる。
４	文書管理者は、その課等で保有する行政文書について、原本等又は原本等以外のものとして、それぞれ適切に保存されるよう努めなければならない。

（保存期間の起算日）
第１８条		行政文書の保存期間は、行政文書を作成し、又は取得した時期（以下「作成時期等」という。）の属する年度の翌年度の初日から起算するものとする。ただし、保存期間が１年未満の場合その他文書管理者が当該行政文書の適切な管理に資するものと認めるときは、その作成時期等から起算することができる。

（行政文書ファイルの作成）
第１９条		行政文書は、必要に応じ、行政文書分類基準に従い、行政文書ファイルとして整理されなければならない。
２	前項の規定により行政文書ファイルとして整理したときは、当該行政文書ファイルに属するすべての行政文書の保存期間満了時期は、その属する行政文書の保存期間満了時期のうち最も遅い時期となるものとし、それぞれの行政文書の保存期間もこの時期までの間延長するものとする。
３	文書管理者は、その課等で保有する行政文書について、適切に行政文書ファイルとして整理されるよう努めなければならない。

（行政文書の保存方法）
第２０条		文書管理者は、その課等で保有する行政文書（前条第１項の規定により行政文書ファイルに整理したときは、当該行政文書ファイル及びそれに属さない行政文書。以下この条において同じ。）について、組織としての管理が適切に行い得る専用の場所において、行政文書以外の文書等と明確に区分し、保存しなければならない。
２	文書管理者は、その課等で保有する行政文書について、その保存期間満了時期までの間同一又は他の種別の記録媒体への変換、定期的なバックアップその他必要な措置を講じ、適正かつ確実に利用できる方式で、保存しなければならない。
３	文書管理者は、一の行政文書ファイルに属する一部の行政文書について同じ行政文書ファイルに属する他の行政文書と異なる措置を講じようとするときは、その措置に応じて当該行政文書ファイルを適切に分割しなければならない。

（行政文書の保存場所の特例）
第２１条		総括文書管理者が、特に経済産業省本省（以下「本省」という。）の大臣官房情報システム厚生課長（以下「情報システム厚生課長」という。）が管理する専用の場所において適切に保存することが必要と認めた行政文書については、当該専用の場所において保存するものとする。
２	文書管理者は、前項の規定により行政文書を保存しようとするときは、あらかじめ、秘書課の文書管理者を経由して、本省の情報システム厚生課長にその旨報告するものとする。
３	前項の規定は、総括文書管理者が再び当該課等の組織として管理が適切に行いうる専用の場所において保存することが必要と認めた場合に準用する。
４	文書管理者は、第１項の場所を管理する情報システム厚生課長が当該場所において保存され、又は保存されるべき行政文書について、適切な保存のために必要な措置を講じるよう命じたときは、これに従わなければならない。

（行政文書ファイル管理簿の整備）
第２２条		文書管理者は、その課等で保有する行政文書ファイル及び単独で管理することが適当なものであって保存期間が１年以上の行政文書（以下「行政文書ファイル等」という。）について、行政文書ファイル管理簿を、原則としてネットワーク上のデータベースとして作成しなければならない。
２	文書管理者は、前項の規定による行政文書ファイル管理簿の作成にあっては、秘密保全の必要について十分留意するものとする。
３	文書管理者は、行政文書ファイル管理簿においてその課等で保有する行政文書ファイル等に係る記載すべき事項について、当該行政文書ファイル等を廃棄又は国立公文書館等に移管した旨の追記をした後５年間経過するまで登載するものとする。
４	文書管理者は、行政文書ファイル管理簿を毎年見直すものとし、必要と認めたときは、その改定をしなければならない。
５	第２項の規定は、前項の規定により改定しようとする場合に準用する。
６	総括文書管理者は、特許庁の事務及び事業の変更その他特段の事情により、行政文書ファイル管理簿の改定が必要であると認めるときは、関係する課等の文書管理者に、その改定を命じることができる。
７	総括文書管理者は、各課等の行政文書ファイル管理簿を取りまとめ、特許庁全体の行政文書ファイル管理簿を、原則としてネットワーク上のデータベースとして整備しなければならない。
８	総括文書管理者は、副総括文書管理者をもって、前項の行政文書ファイル管理簿の取りまとめその他行政文書ファイル管理簿の整備に必要な事務を行わせることができるものとする。
９	行政文書ファイル管理簿は、その改定に係る作業をする場合その他その整備上必要な場合を除き、閲覧所に備え置き、一般の閲覧に供するものとする。

第４章　行政文書の保存期間の延長、廃棄又は国立公文書館等への移管（保存期間の延長）
第２３条		文書管理者は、その課等で保有する行政文書について、当該課等の事務の処理その他職務の遂行上必要があると認めるときは、その保存期間満了時期前に、その事務処理上適切な期間をあらかじめ定め、当該保存期間を延長することができる。この場合において、当該延長に係る保存期間について、引き続き、これを延長しようとするときも、同様とする。
２	文書管理者は、第２１条第１項の規定により同項の場所において保存する行政文書について、前項の規定により保存期間を延長しようとするときは、あらかじめ、秘書課の文書管理者を経由して、本省の情報システム厚生課長にその旨報告するものとする。
３	前項の場合において、総括文書管理者が再び当該課等の組織としての管理が適切に行いうる専用　の場所において保存することが必要と認めたときは、当該専用の場所において保存するものとする。
４	文書管理者は、その課等で保有する原本等以外の行政文書について、原本等の保存期間満了時　期後のいずれかの日が当該保存期間満了時期となるように保存期間を延長しようとする場合には、　原本等の保存期間満了時期前に、当該原本等を保有する課等の文書管理者に遅滞なく連絡するよ　う努めなければならない。

（行政文書の廃棄）
第２４条		文書管理者は、その課等で保有する行政文書について、保存期間（前条第１項の規定により保存期間を延長し、又は再び延長した場合にあっては、延長後又は再延長後の保存期間）が満了したときは、第２７条第１項の規定により国立公文書館等に移管しようとするものを除き、廃棄しなければならない。
２	文書管理者は、第２１条第１項の規定により同項の場所において保存する行政文書を廃棄したときは、秘書課の文書管理者を経由して、本省の情報システム厚生課長にその旨報告するものとする。

第２５条		文書管理者は、その課等の保有する行政文書について、特段の理由により、保存期間満了時期前に廃棄しようとするときは、特許庁長官の承認を得て、これをすることができる。
２	文書管理者は、前項の規定により行政文書を廃棄したときは、速やかに、廃棄した行政文書の名称、廃棄が必要な理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成しなければならない。

第２６条		文書管理者は、第２４条第１項又は前条第１項の規定により行政文書を廃棄するときは、当該行政文書の内容が漏えいしないよう細断処分、電磁的記録の消去その他行政文書に応じた適切な措置を講じなければならない。
２	文書管理者は、前項の措置を講じるに当たっては、秘密保全の必要について十分留意し、これを行うものとする。

（国立公文書館等への移管）
第２７条		文書管理者は、その課等で保有する行政文書のうち保存期間が満了し、又は保存期間が満了しようとするものについて、国立公文書館等で保存することが適当であると認められるときは、総括文書管理者の定めるところにより、当該行政文書の管理を国立公文書館等に移管することができる。
２	前項の移管に当たっては、文書管理者は、総括文書管理者の承認を得なければならない。
３	文書管理者は、第１項の規定により第２１条第１項の場所において保存する行政文書を国立公文書館等に移管するときは、秘書課の文書管理者を経由して、本省の情報システム厚生課長にその旨報告するものとする。

（行政文書ファイル管理簿の修正）
第２８条		文書管理者は、その課等で保有する行政文書について、第２４条第１項及び第２５条第１項の規定により行政文書を廃棄したとき並びに前条第１項の規定により国立公文書館等に移管したときは、行政文書ファイル管理簿にその旨記載しなければならない。

（行政文書ファイルの保存期間の延長等）
第２９条		第２３条から前条までの規定は、第１９条第１項の規定により行政文書ファイルに整理したときの当該行政文書ファイルの保存期間の延長等について準用する。

第５章　秘密文書の管理（秘密文書の区分等）
第３０条		秘密文書は、その記録されている情報の秘密保全の必要に応じて、次の２種類に区分する。
	(1)　極秘文書　秘密保全の必要が特に高く、その漏えいが国の安全、利益に損害を与えるおそれのある情報を記録した行政文書 (2) 秘文書　極秘文書以外の秘密文書
２	秘密文書は、他の章に定めるところによるほか、本章の規定により特に細密な注意を払って管理しなければならない。

（秘密文書の作成及び取得の原則）
第３１条		秘密文書の作成及び取得は必要最小限にとどめなければならない。
２	特許庁の職員は、行政文書として職務上作成し、又は取得した文書等が秘密文書に該当すると認められる場合は、遅滞なく、次条第１項の指定を受けるよう努めなければならない。
３	文書管理者は、その課等で保有する行政文書について、次条第１項の指定が適切に行われるよう努めなければならない。

（秘密区分の指定）
第３２条		秘密文書について、第３０条第１項の区分（以下「秘密区分」という。）に従い、総括文書管理者又は副総括文書管理者は極秘文書を、文書管理者は秘文書を指定するものとする。
２	総括文書管理者、副総括文書管理者及び文書管理者（以下「指定者」という。）は、前項の指定に当たっては、これを慎重に行い、かつ、必要最小限にとどめなければならない。
３	指定者は、第１項の指定に当たっては、秘密文書として取り扱うことが必要な期間（以下「秘密取扱期間」という。）を決めなければならない。
４	秘密取扱期間が経過したときは、当該行政文書は秘密保全の必要がなくなったものとする。
５	指定者は、その指定した秘密文書の秘密取扱期間が経過する前に、その秘密保全の必要がなくなったと認めるときは、その指定を解除することができる。
６	指定者は、その指定した秘密文書の秘密取扱期間が経過する前に、必要に応じ、当該秘密取扱期間を変更することができる。
７	指定者は、その指定した秘密文書について、第５項の指定の解除及び前項の秘密取扱期間の変更をしたときは、当該行政文書に関係する者にその旨通知するものとする。

（秘密文書の管理）
第３３条		指定者は、それぞれ指定した秘密文書について、この規程に定めるもののほか、秘密文書として適切に管理されるよう努めなければならない。
２	指定者は、それぞれ、あらかじめ、特許庁の職員のうちから、この規程に定める事務のほか、秘密文書の保管、出納その他秘密文書の管理に関する事務に関し、当該指定者を補佐する者として、秘密文書取扱責任者を指名するものとする。
３	秘密文書は、その所在が明らかになるように管理されなければならない。

（秘密文書としての表示）
第３４条		秘密文書は、第３２条第１項の規定によりその指定を受けたときは、秘密文書としての表示を適切に付さなければならない。
２	秘密文書としての表示は、１件ごとに、次に掲げる事項のほか秘密文書であることを適切に示す上で必要と認められる事項を、当該秘密文書に記載するものとする。 (1)　第３０条第１項の規定により指定された秘密区分 (2)　秘密取扱期間 (3)　作成した場合の当該作成課等の名称
３	極秘文書は、一連番号を付すものとする。
４	秘密文書以外の行政文書について、極秘や秘と記載するなど秘密文書としての表示又はこれに類似の表示を付してはならない。
５	指定者は、秘密文書を作成し、又は取得した特許庁の職員に対し、当該秘密文書について、次に掲げることを行うことができる。 (1)　秘密文書としての表示を付すべき行政文書について、その表示を付すことを命じること。 (2)　秘密文書としての表示が適切でない場合に、適切な表示を指示し、修正を命じること。

（他省庁の秘密文書の取扱い）
第３５条		他の行政機関において指定を受けた秘密文書を取得したときは、当該行政機関の指定した秘密文書の区分を尊重し、この規程に定める秘密文書の管理と同等の取扱いを行うものとする。

（秘密文書の複製）
第３６条		極秘文書は、その指定者の承認を得て原本に代えてその写し（内容的に同一のものを含む。）を正本として保存する場合を除き、その複製をしてはならない。
２	極秘文書は、原本に代えてその写しを正本として保存したときは、速やかに、原本を復元できない方法により処分しなければならない。
３	秘文書は、その指定者の承認を得なければ、その複製をしてはならない。

（秘密文書の送達）
第３７条		極秘文書の送達は、秘密文書取扱責任者又は秘密文書取扱責任者が指定する者が封筒に入れて携行することその他これと同等の秘密情報の漏えいを防止することができるものとして指定者が指定する方法により、行わなければならない。
２	秘文書の送達は、指定者の指示を受けて秘密文書取扱責任者の指定する方法により、行わなければならない。

（秘密文書の保存）
第３８条		秘密文書取扱責任者は、その指定をした指定者の指示により管理すべき秘密文書について、金庫等施錠できる書庫その他これと同等の秘密情報の漏えいを防止することができるものとして指定者が指定する場所において、適切に保存しなければならない。

（秘密文書の廃棄）
第３９条		秘密文書取扱責任者は、その指定をした指定者の指示により管理すべき秘密文書について、第２４条第１項又は第２５条第１項の規定により廃棄をしようとするときは、焼却その他これと同等の秘密情報の漏えいを防止することができる方法により、処分しなければならない。

第６章　補則（規程の細目及び運用）
第４０条		この規程に定めるもののほか、特許庁の行政文書の管理に関する必要な細目は、総括文書管理者が定める。
２	この規程の運用に当たっては、「行政文書の管理方策に関するガイドライン」（平成１２年２月２５日各省庁事務連絡会議申合せ）に沿って行うものとする。

（規程の閲覧）
第４１条		この規程は、その改定に係る作業その他その整備上必要な場合を除き、閲覧所に備え置き、一般の閲覧に供するものとする。

（他の法令との関係）
第４２条		法律及びこれに基づく命令の規定により、行政文書の分類、作成、保存、廃棄その他の行政文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合においては、当該事項については、当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによるものとする。
附　則
	１	この規程は、平成１３年１月６日から施行する。ただし、第１６条第４号の規定は、行政機関の保有する情報の公開に関する法律の施行の日から施行する。
	２	特許庁文書取扱規程及び特許庁文書保存細則（６特総第２０１９号）は、廃止する。

別表

行政文書の区分		保存期間	文書例
一	(1) 法律又は政令の制定、改正又は廃止その他の案件を閣議にかけるための決裁文書	３０年	イ　条約その他の国際約束の署名又は締結ための決裁文書ロ　法律又は政令の制定又は改廃の決裁文書ハ　特殊法人の設立又は廃止の決裁文書ニ　政府の基本的な計画の策定、変更又は廃止の決裁文書ホ　政府の予算、組織又は定員の基本的事項の決裁文書へ　その他の案件を閣議にかけるための決裁文書
	(2) 特別の法律により設置され、かつ、その設立に関し行政官庁の認可を要する法人（以下「認可法人」という。）の新設又は廃止に係る意思決定を行うための決裁文書		イ　認可法人の設立又は廃止の決裁文書
	(3) 前２号に掲げるもののほか、国政上の重要な事項に係る意思決定を行うための決裁文書		イ　関係閣僚会議付議のための決裁文書ロ　政務次官会議付議のための決裁文書ハ　事務次官等会議付議のための決裁文書
	(4) 省令又はその他の規則の制定、改正又は廃止のための決裁文書		イ　省令の制定又は改廃のための決裁文書ロ　告示又は訓令の制定又は改廃のための決裁文書で重要なものハ　特許庁行政文書管理規程
	(5) 行政手続法（平成５年法律第８８号）第２条第３号に規定する許認可等（以下単に「許認可等」という。）をする　ための決裁文書であって、当該許認可　等の効果が３０年間存続するもの		イ　公益法人設立許可等の決裁文書ロ　事業免許又は資格免許等の許認可の決裁文書
	(6) 国又は経済産業省を当事者とする訴　訟の判決書		イ　判決書（正本）
	(7) 国有財産法（昭和２３年法律第７３号）第３２条に規定する台帳		イ　国有財産台帳
	(8) 決裁文書の管理を行うための帳簿		イ　庁番文書管理簿
	(9) 行政文書ファイル管理簿		イ　行政文書ファイル管理簿
	(10)公印の制定、改正又は廃止を行うた　めの決裁文書		イ　公印の制定、改正又は廃止を行うための決裁文書
	(11)前各号に掲げるもののほか、３０年の保存期間が必要であると認めるもの		イ　原簿又は台帳等基本となる帳票で重要なものロ　特許庁の政策史等が編纂又は記録されているものハ　その他前各号に掲げるものと同程度の保存期間が必要であると認めるもの
二	(1) 審議会等の答申、建議又は意見が記録されたもの	１０年	イ　審議会等の答申、建議又は意見
	(2) 行政手続法第５条第１項の審査基準、同法第１２条第１項の処分基準その　他の法令の解釈又は運用の基準を決定　するための決裁文書		イ　法令の解釈又は運用基準の決裁文書ロ　許認可等の審査基準ハ　不利益処分の処分基準
	(3) 許認可等をするための決裁文書であ　って、当該許認可等の効果が１０年間　存続するもの（一の項第５号に該当す　るものを除く。）		イ　有効期間が１０年以上の許認可等をするための決裁文書
	(4) 前各号に掲げるもののほか、特許庁の所管行政に係る重要な事項に係る意思決定を行うための決裁文書（一の項に該当するものを除く。）		イ　条約その他の国際約束の解釈又は運用基準の決裁文書ロ　告示又は訓令（一の項に該当するものを除く。）の制定又は改廃のための決裁文書ハ　通達等例規となる決裁文書で重要なものニ　その他前各号に掲げるもののほか所管行政上の重要な事項に係る意思決定を行うための決裁文書
	(5) 不服申立てに対する裁決又は決定その他の処分を行うための決裁文書		イ　行政不服申立て、行政審判その他の争訟の裁決書、裁定書又は決定書
	(6) 栄典又は表彰を行うための決裁文書		イ　叙勲、褒章又は各種表彰の決裁文書
	(7) 前各号に掲げるもののほか、１０年の保存期間が必要であると認めるもの（一の項に該当するものを除く。）		イ　政策決定の基礎となった国際会議等の決定の内容ロ　概算要求書ハ　税制又は財投要求書ニ　機構定員要求書ホ　審議会等への諮問へ　訴訟、行政不服申立て、行政審判その他の争訟に関する文書等ト　原簿又は台帳等基本となる帳票（一の項に該当するものを除く。）チ　法律又は政令の制定、改正又は廃止に係る説明資料で重要なものリ　その他前各号に掲げるものと同程度の保存期間が必要であると認めるもの
三	(1) 法律又はこれに基づく命令により作成すべきものとされる事務及び事業の基本計画書若しくは年度計画書又はこれらに基づく実績報告書	５年	イ　事務又は事業の方針又は計画書ロ　事務又は事業の実績報告書
	(2) 独立行政法人、特殊法人、認可法人又は民法（明治２９年法律第８９号）第３４条の規定により設立された法人の業務の実績報告書		イ　業務実績報告ロ　指導監督の結果報告
	(3) 許認可等をするための決裁文書であ　って、当該許認可等の効果が５年間存　続するもの（一の項第５号又は二の項　第３号に該当するものを除く。）		イ　有効期間が５年以上１０年未満の許認可等をするための決裁文書
	(4) 行政手続法第２条第４号の不利益処分（その性質上、それによって課される義務の内容が軽微なものを除く。）をするための決裁文書		イ　許認可等の取消しの決裁文書ロ　資格剥奪の決裁文書ハ　欠格期間が５年間以上の不利益処分の決裁文書
	(5) 前各号に掲げるもののほか、所管行政に係る意思決定を行うための決裁文書（一の項、二の項、四の項又は五の項に該当するものを除く。）		イ　補助金交付決定書ロ　補助事業実績報告書ハ　開示請求に係る開示決定通知を行うための決裁文書ニ　聴聞会又は公聴会に関する決裁文書ホ　通達等例規となる決裁文書（二の項に該当するものを除く。）へ　その他前各号に掲げるもののほか所管行政に係る意思決定を行うための決裁文書
	(6) 予算決算及び会計令（昭和２２年勅令第１６５号）第２２条に規定する書類又はその写し		イ　請求書、領収書又は契約書ロ　決議書（支出決議書等）ハ　計算書二　会計帳簿ホ　積算価格算定に関する指針及び基準へ　会計報告書
	(7) 取得した文書等の管理を行うための帳簿又は行政文書の廃棄若しくは移管の状況が記録された帳簿		イ　行政文書ファイル管理簿上の廃棄記録又は保存期限前文書の廃棄記録ロ　行政文書ファイル管理簿上の移管記録ハ　その他文書管理を行うための帳簿（一の項から二の項に該当するものを除く。）
	(8) 前各号に掲げるもののほか、５年の保存期間が必要であると認めるもの（一の項又は二の項に該当するものを除　く。）		イ　指導要綱等複数の者に対する行政指導書ロ法令に基づく立入検査等の結果又は報告書ハ　その他前各号に掲げるものと同程度の保存期間が必要であると認めるもの
四	(1) 許認可等をするための決裁文書であって、当該許認可等の効果が３年間存続するもの（一の項第５号、二の項第３号又は三の項第３号に該当するものを除く。）	３年	イ　有効期間が３年以上５年未満の許認可等をするための決裁文書
	(2) 所管行政上の定型的な事務に係る意思決定を行うための決裁文書（五の項　に該当するものを除く。）		イ　研修実施計画ロ　研修実施要領又は研修候補者の推薦
	(3) 調査又は研究の結果が記録されたもの		イ　政策の決定又は遂行に反映させるた　めに実施した調査又は研究の結果報告　書
	(4) 前各号に掲げるもののほか、所管行政に係る政策の決定又は遂行上参考とした事項が記録されたもの		イ　予算要求説明資料ロ　税制又は財投要求説明資料ハ　機構定員要求説明資料ニ　法令の制定、改正又は廃止に係る説明資料（二の項に該当するものを除く　。）ホ　他省庁との協議等に関する文書で重要なものへ　業務上の参考としたデータト　所管事項説明資料チ　庁議又は事務連絡会議への提出資料リ　懇談会の検討結果ヌ　審議会等への提出資料及び議事録ル　国会答弁資料で重要なものヲ　その他前各号に掲げるもののほか所管行政に係る政策の決定又は遂行上の参考とした事項が記録されたもの
	(5) 職員の勤務の状況が記録されたもの		イ　兼業の申請又は承認に係るものロ　退職手当支給に係るものハ　その他職員の勤務状況に係るもの
	(6) 前各号に掲げるもののほか、３年の保存期間が必要であると認めるもの（一の項から三の項までに該当するものを除く。）		イ　欠格期間が３年以上５年未満の不利益処分に係る決裁文書ロ　国会提出資料で重要なものハ　審議会等委員の任免に関する文書等ニ　その他前各号に掲げるものと同程度の保存期間が必要であると認めるもの
五	(1) 許認可等をするための決裁文書（一の項第５号、二の項第３号、三の項第３号又は四の項第１号に該当するものを除く。）	１年	イ　有効期間が１年以上３年未満の許認可等をするための決裁文書
	(2) 所管行政上の軽易な事項に係る意思決定を行うための決裁文書		イ　欠格期間が１年間以上３年未満の不利益処分に係る決裁文書ロ　事案照会ハ　会議開催通知書ニ　講師依頼書ホ　資料送付書へ　式辞又は祝辞ト　便宜供与依頼チ　後援名義の使用承認リ　その他前各号に掲げるもののほか所管行政上の軽易な事項に係る意思決定を行うための決裁文書
	(3) 所管行政に係る確認を行うための決裁文書（一の項から四の項までに該当するものを除く。）		イ　請願書ロ　陳情書又は要望書ハ　届出書ニ　その他所管行政に係る確認を行うための決裁文書
六	一の項から五の項までに該当しない行政文書	事務処理上必要な１年未満の期間	イ　週間又は月間予定表ロ　随時発生し、短期に廃棄するものハ　その他１年以上の保存を要しないもの

[更新日　2001.3.30]